Kostprijsboekhouding in Nav2013

Klinkt goed: kostprijsboekhouding in Nav2013. Maar wat houdt dat nou precies in?

In eerste instantie dacht ik dat het te maken had met een nieuwe calculatiemethode binnen productie. Maar na het doorspitten van de documentatie ontdekte ik dat het gaat om functionaliteit voor een kostenplaatsmethode. Bij mensen met een financiële achtergrond gaat er nu een belletje rinkelen, maar bij anderen waarschijnlijk niet. Daarom eerst een stukje theorie over de kostenplaatsmethode.

Kostenplaatsmethode

Bij de verkoop van een product of dienst wordt er een bepaalde marge behaald. Deze marge dient voor de dekking van alle kosten en levert een stukje winst op. Bepaalde kosten, bijvoorbeeld grondstofkosten, zijn gemakkelijk toe te wijzen aan een verkocht product of een geleverde dienst. Bij andere kosten, zoals de huur van een pand, is dat lastiger. Zie hier het verschil tussen directe en indirecte kosten. Directe kosten hebben een rechtstreekse relatie met het verkochte product of de dienst, indirecte kosten hebben dat niet. Toch wil je ook de indirecte kosten toewijzen aan een product of dienst, zodat je kunt bepalen of de marge waarmee je rekent wel hoog genoeg is en ook de indirecte kosten dekt.

Indirecte kosten kun je indelen in drie categorieën:

  • Hulpkostenplaats. Dit is een niet bestaande afdeling. Hieronder vallen de kosten van bijvoorbeeld huur, energie en afschrijvingen.
  • Zelfstandige kostenplaats. Dit is een afdeling die andere afdelingen ondersteunt. Hieronder vallen de kosten van bijvoorbeeld de afdelingen transport en onderhoud.
  • Hoofdkostenplaats. Dit is de afdeling die het product vervaardigt of de dienst levert.

Op basis van deze indeling verdeel je de kosten. Het verdelen begint op het laagste niveau.

  • De kosten van hulpkostenplaatsen verdeel je naar zelfstandige kostenplaatsen of hoofdkostenplaatsen.
  • De zelfstandige kostenplaatsen worden daarna verdeeld naar hoofdkostenplaatsen.
  • De hoofdkostenplaatsen worden daarna verdeeld naar de kostendragers (het product of de dienst).

De verdeling van de kosten gebeurt op basis van een verdeelsleutel. Deze sleutel kan statisch of dynamisch zijn.

  • Statisch:bijvoorbeeld de oppervlakte van een afdeling ten opzichte van de oppervlakte van het totale bedrijf.
  • Dynamisch:bijvoorbeeld het aantal verkochte artikelen.

Nu zowel de directe kosten als de indirecte kosten zijn toegewezen aan een product of dienst kan worden geanalyseerd of de marge van het verkochte product of de geleverde dienst hoog genoeg is.

 

Kostprijsboekhouding in Nav2013

Algemeen

De kostprijsboekhouding is een op zichzelf staande module in Nav2013. De module moet worden ingericht, waarna er gewerkt kan worden met budgetten, er kostenjournaalposten kunnen worden aangelegd en aangemaakte kostenposten ook weer kunnen worden verwijderd. Een voorwaarde voor het gebruik van de kostprijsboekhouding is dat er in het grootboek dimensies zijn ingericht als kostenplaats en kostendrager.

Terminologie

Een kort overzicht van de termen die gebruikt worden:

  • Kostensoortschema: hierin worden de kosten vastgelegd. Het kostenschema, vergelijkbaar met het grootboekschema, geeft onder andere informatie over de mutaties en over het bedrag dat nog aan kosten verdeeld moet worden.
  • Kostenplaatsschema: hierin worden de kostenplaatsen vastgelegd.
  • Kostenobjecten: hierin worden de kostendragers vastgelegd.
  • Kostenverdeling: hierin worden de statische en dynamische verdeelsleutels vastgelegd.

Proces

Het begint allemaal met het vastleggen van de kosten in het kostensoortschema. Dit schema wordt gevuld met data uit verschillende processen. Zo worden de kosten vanuit het grootboek automatisch of handmatig overgezet naar deze module (met als voorwaarde dat de kosten zijn geboekt met een kostenplaats of kostendrager). Ook wordt het schema gevuld vanuit een kostenbudget of met handmatige ingevoerde kosten vanuit een kostendagboek.

De volgende stap is het verdelen van de kosten per kostenplaats. Per kostenplaats is het mogelijk om aan te geven of het een hulp-, hoofd- of zelfstandige kostenplaats betreft, maar aan deze onderverdeling is geen functionaliteit gekoppeld.

Per kostenplaats moet worden aangegeven naar welke andere kostenplaats en/of kostendrager de kosten verdeeld moeten worden. Voor de verdeling wordt gebruikgemaakt van een kostenverdeelsleutel. Deze sleutel is statisch of dynamisch en wordt per kostenplaats ingesteld.

Nadat alle kostenplaatsen zijn verdeeld en doorgezet naar de kostenobjecten, kan de analyse beginnen. Hiervoor is een aantal standaard analyselijsten toegevoegd. Het is ook mogelijk om een rapportageschema te gebruiken waarbij je zelf de kolomindeling en analyseweergave bepaalt.

Het is even wennen, die kostprijsboekhouding. Maar hij helpt bedrijven die serieus werk willen maken van analyses van marges en dekkingen zeker verder!

Jaco van der Elst, Consultant Logic Vision