Voorkom deze 10 valkuilen bij uw ERP-implementatie

Misschien stond het al even op de planning en heeft u vorig jaar eindelijk de knoop doorgehakt: dit jaar gaan we op zoek naar een nieuw ERP-systeem dat ons bedrijf verder helpt. Als dat het geval is dan zit u hier goed. Om bedrijven zoals die van u te helpen hebben wij eens nagedacht over de belangrijkste valkuilen die vermeden moeten worden voor een geslaagde ERP-implementatie.

1. Kijk ook wat er al wél goed gaat!
Natuurlijk, hoe beter u omschreven hebt wat er momenteel niet goed gaat en wat daar de oorzaak van is, hoe beter het is. Wanneer u echter alleen de nadruk legt op het oplossen van de problemen, kan het zomaar voorkomen dat het ene probleem opgelost wordt maar dat u over een ander proces ontevreden raakt. Zorg dus dat u ook goed omschreven hebt wat er momenteel wel goed gaat.

2. Samenstelling van de projectgroep
Denk goed na over de samenstelling van uw projectgroep en zorgt dat uw kerngebruikers van begin af aan betrokken worden bij de ERP-implementatie. Vaak bestaat de projectgroep grotendeels uit mensen die goede kennis hebben van de processen. Dit is op zich verstandig, maar zorg ook voor frisse blikken van medewerkers die minder goed op de hoogte zijn van alle processen. Zij zullen eerder vraagtekens zetten achter huidige processen.

3. Hoofd,-en bijzaken
De termen "belangrijk" en "urgent" worden vaak door elkaar gehaald. Urgente zaken zijn vaak belangrijk maar belangrijke zaken zijn niet altijd urgent. Hetzelfde geldt voor de termen musthaves en nice-to-haves. In het begin worden veel wensen vaak ten onrechte als musthaves gezien terwjil het eigenlijk nice-to-haves zijn. Kijk dus kritisch of de musthaves ook daadwerkelijk musthaves zijn en voorkom dat u te veel tijd besteed aan de nice-to-haves. 

4. Kies de juiste implementatie methode
Denk vooraf na over hoe u de implementatie voor u ziet en bespreek dit altijd met uw leverancier. Niet iedere aanpak werkt bij ieder bedrijf. Laat u liever op voorhand een blauwdruk uitvoeren? Of benadert u het project liever via een andere methode zoals scrum of surestep?

5. Korte,-en lange termijn
Een gevaarlijke valkuil is het oplossen van uw problemen op de korte termijn maar geen rekening houden met de lange termijn. Gemiddeld gaat een ERP pakket ongeveer 10 jaar mee. Waar wilt u staan over 10 jaar? En (hoe) kan de software hierin voorzien?

6. Wat levert het me op?
Voorkom de valkuil van het niet concreet maken van de voordelen. De beslissers zien naast wat het kost altijd graag ook wat het oplevert. Vraag aan uw potentiële leverancier om mee te denken over welke besparingen er gerealiseerd kunnen worden door de implementatie van het nieuwe systeem! 

7. Match met de leverancier
Doordat de nadruk vaak op de functionaliteit ligt, wordt er niet goed of te laat gekeken hoe een leverancier te werk gaat. Voorkom dat u de komende 10 jaar in de valkuil zit met een leverancier die niet bij u past.

8. Nabouwen van oude oplossing
Al sinds de opkomst van ERP een veelgestelde vraag: moeten we ons systeem inrichten op basis van onze processen of moeten we onze processen inrichten op basis van het systeem?
Vaak komt het voor dat de nieuwe oplossing te veel vergeleken wordt met de oude waardoor het oude systeem met de oude processen het uitgangspunt gaan vormen.

9. Maatwerk vs. Aanpassingen
In onze ogen is maatwerk iets anders dan een aanpassing aan het systeem. Bij maatwerk wordt er stevig ingegrepen op functionaliteit en is de impact groot. Overweeg dus goed of maatwerk echt nodig is. Het is goed mogelijk dat door aanpassingen zoals het toevoegen van extra velden u helpen om in uw informatiebehoefte te worden voorzien.

10. Slechte support na livegang
Zorg ervoor dat u van te voren weet hoe de support na livegang zal gaan verlopen.
Vraag na bij uw nieuwe leverancier of zij tijd hebben gereserveerd voor afterlive support
Er komt een moment dat u live gaat en u echt zelf aan de slag moet, dit staat garant voor een hoop vragen. Daarom is het fijn dat uw consultant u in die eerste weken begeleid en bijstuurt waar nodig.

In onderstaande whitepaper leest u meer over deze 10 tips. Download het gratis whitepaper!