Klantenportal? Doen!

Met de opkomst van nieuwe communicatiemiddelen is ook de informatiebehoefte van de klant gestegen.

Waar de klant van gisteren nog tevreden was met het bellen op kantooruren, verwacht de hedendaagse klant dat hij 24 uur per dag, 7 dagen per week informatie kan opvragen of delen. Een extra last? Nee, een kans! Namelijk de kans je te onderscheiden van de concurrentie door extra dienstverlening te bieden. Dit kan in de vorm van een klantenportal. Met een klantenportal kan de klant informatie opvragen en/of bewerken wanneer het hém uitkomt.

Hoe werkt een klantenportal?

De klant logt via het internet in op de klantenportal. Hij krijgt dan toegang tot informatie die alleen voor hem bestemd is. De klantenportal is dus een veilige toegangspoort. Welke informatie je met de klant deelt, bepaal je zelf. Mag de klant alleen informatie opvragen of ook invoeren? Bij het opvragen van informatie moet je denken aan een klant die een offerte/factuur kwijt is, wil weten wat de status van een project is of checkt of een artikel op voorraad is. Deze informatie is voor hem real-time beschikbaar en dat scheelt een telefoontje (onder kantoortijd) naar jou. Wanneer ook het invoeren van informatie mogelijk is, kan de klant zelf zijn orders invoeren of zijn NAW-gegevens bijwerken. Hiermee sla je twee vliegen in een klap. De klant kan zijn eigen zaken regelen en jouw werkdruk wordt verlaagd.

Werking van een klantenportal

Op een klantenportal kan informatie worden getoond vanuit twee databases: Dynamics NAV en SharePoint. Via Dynamics NAV worden zaken als projectstatus, rapporten en facturen weergegeven. SharePoint maakt het mogelijk om bijvoorbeeld algemene leveringsvoorwaarden, ondertekende contracten of overige documenten (zogenaamde níet-Dynamics NAV-informatie) te delen.

Hoe zit het met de beveiliging?

Informatie binnen Dynamics NAV is opgeslagen op vaste plekken, waardoor de gegevens redelijk eenvoudig te beveiligen zijn door te filteren op klantgegevens. SharePoint-gegevens zul je eerst goed moeten structureren. De informatie wordt op deze manier goed beveiligd.

Zo, de klantenportal is gereed. Klaar!

Nou, nee… Een klantenportal moet je wel onderhouden. Dit houdt in dat iemand (of een afdeling) hiermee belast wordt. Het onderhoud bestaat uit zaken als het wel/geen toegang geven tot de klantenportal, documenten plaatsen op SharePoint en het toevoegen/verwijderen van informatievelden op de klantenportal zelf. Zaken die je als bedrijf makkelijk zelf kunt oppakken. Het moet alleen wel even gedaan worden…

 

Jaco van der Elst, Consultant Logic Vision