Tankwagenplanning en ritadministratie

Een van de belangrijkste afdelingen van een oliehandel is de afdeling planning. Deze afdeling zorgt ervoor dat de tankwagenchauffeurs veilig en efficiŽnt de brandstoffen afleveren bij de juiste klanten op de juiste tijden.

Automatische leveringen

De module "automatisch leveren" is gemaakt ter ondersteuning van de planners. Zij kunnen in FuelVision de gegevens voor het automatisch toeleveren van klanten en/of tankstations invoeren.
Er kan op 3 manieren automatisch geleverd worden:

  1. Op leverfrequentie: vrij te kiezen aantal dagen. Om de 7 dagen, of om de 2 weken, rekening houdend met een feestdag of weekend.
  2. Op weekschema: de ene week op woensdag, de week erop op maandag en vrijdag enz.
  3. Op geschat verbruik: berekening van het verbruik per werkdag aan de hand van de historie. Vervolgens wordt er gekeken wanneer de laatste levering geweest is. Aantal dagen X verbruik min voorraad tank.

Al deze gegevens worden gebruikt om automatisch een planningsvoorstel te genereren. Dit voorstel laat natuurlijk ruimte voor de persoonlijke interpretatie van de planners, zij weten de details en hebben veelvuldig contact met de chauffeurs.
De oplossing biedt de mogelijkheid om koppelingen te maken met bijvoorbeeld: Mobifox, dit is een telematica-systeem die op afstand de inhoud van de tanks meet. Deze meetgegevens kunnen worden meegenomen in het planningsvoorstel. Het is ook mogelijk om extra informatie zoals projectnummers of klantordernummers mee te geven, deze gegevens worden later op de factuur afgedrukt.

Planningsvoorstel

Een planner kan voor iedere gewenste dag eenvoudig een planningsvoorstel maken. Dit planningsvoorstel omvat alle binnengekomen orders en de voorgestelde lossingen vanuit de automatische leveringen. In het voorstel kan de planner aangeven welke lossing door welke tankwagen uitgevoerd wordt en welke chauffeur daar verantwoordelijk voor is. Handmatige wijzigingen in het gedane voorstel zijn altijd mogelijk: lossingen van de ene tankauto naar de andere tankauto verplaatsen, ladingen toevoegen, of nieuwe laadplaatsen ingeven. Er kunnen ook ritten aan derden worden gegund of ritten van derden door de eigen chauffeurs worden uitgevoerd, het is mogelijk om hiervoor dan weer automatisch een transportvergoedingsfactuur aan te maken.

Planning omzetten naar een rit

Als de planner tevreden is kan hij op eenvoudige wijze het planningsvoorstel omzetten in één of meerdere ritten. Op het moment dat een rit is aangemaakt wordt deze aangevuld met de gegevens uit de vorige rit, zoals begin kilometerstand, begin meterstanden, beginvoorraad per product. Een rit bevat alle relevante informatie die voor een chauffeur van belang is, zoals:

  • Waar moet ik laden, op welke laadplaats, met welk batchnummer en hoeveel liters.
  • Waar moet ik lossen, bij welke klant, tankstation of depot, welke liters en welke bijzonderheden.
  • Er zijn oneindig veel combinaties mogelijk om aan te geven waar een chauffeur moet laden of lossen.
  • Er kan extra informatie worden meegegeven voor de chauffeur, zoals “sleutel ophalen bij no.2” of “afleveren voor xx:xx uur.”

De rit vormt in feite de route voor de chauffeur, de gegevens uit een rit zijn te gebruiken om een route te tonen via bijvoorbeeld Bing maps. Maar ze kunnen ook naar boardcomputers worden gestuurd, zo is er een koppeling met bijvoorbeeld “Greenmessenger” van Groeneveld.  Chauffeurs met een laptop in de tankwagen zien de voorgestelde rit op de laptop en vullen hier de gegevens in zoals ticketbonnummer en geladen of geloste liters.

Controle/aanvullen rit

Tijdens of nadat een rit volledig is uitgevoerd moeten de verplichte controles worden gedaan, zoals:

  • Beginvoorraad  + geladen – gelost = eindvoorraad
  • Beginmeterstand  + geladen – gelost = eindmeterstand
  • Zijn eindvoorraden ingevuld, zijn de uren van de chauffeur ingevuld, zijn de bonnummers ingevuld e.d.

Welke controles moeten worden uitgevoerd kan per tankauto worden ingesteld.

Accepteren van een rit

Nadat al deze controles correct zijn uitgevoerd kan de rit geaccepteerd worden. Bij het accepteren van een rit worden de gegevens van de telefonische verkooporders gecorrigeerd met de juiste liters en voorzien van het bonnummer e.d.. Indien er geen order aanwezig was wordt deze op dit moment aangemaakt. Vervolgens worden de verkooporders als een levering  geboekt.  Van de beladingen bij leveranciers worden inkooporders aangemaakt en deze worden als een ontvangst geboekt. Van weer andere transacties worden de voorraadmutaties geboekt, zoals bijvoorbeeld lossing in tankstation of eigen depot. Ook eigen verbruik of bijvoorbeeld rondpompen wordt op dit moment geboekt.

Volledige integratie met voorraad- en financiële administratie

Alle bovenstaande transacties zijn volledig geïntegreerd in zowel de voorraad- als de financiële administratie. Van de geboekte leveringen kunnen nu de (verzamel) verkoopfacturen worden aangemaakt en verzonden (Geprint of via PDF mail). De geboekte ontvangsten kunnen worden opgehaald in de van de leverancier ontvangen inkoopfactuur. Er is rekening gehouden met een functiescheiding van planners en financiële administratie.