FuelVision 365 voor gashandel

Bio Certificaten

• Vastleggen bio producten​
• Commerciële bio certificaten​
• ISCC en ISCC+ certificaten​
  
  

Met onze extensie kunt u uw klanten aantonen wat uw bedrijf doet op het gebied van duurzaam ondernemen. U kunt laten zien uit hoeveel procent bio brandstof uw producten bestaan. ​ Maakt u zelf bio producten? Wij ondersteunen ook officiële EU certificaten zoals ISCC – EU en ISCC PLUS.   ​

​Vastleggen van bio producten​
Van palmolie uit Maleisië tot rietolie uit Brazilië en van biodiesel 20 tot 100% biopropaan. In FuelVision 365 registreert u waar uw producten vandaan komen, om welk type bio producten het gaat en wat de greenhouse savings zijn per product of levering. ​

​Commercieel certificaat​
Bovenstaande informatie wordt verwerkt in een bio certificaat waarmee u uw klanten inzicht geeft in hoeveel bio brandstof er afgenomen wordt en hoeveel CO2 er hierdoor bespaard is. Wij noemen dit een commercieel certificaat omdat dit certificaat u helpt om te voldoen aan de wens van uw klanten. Denk aan transportbedrijven die biodiesel tanken omdat zij alleen ingehuurd worden wanneer zij kunnen aantonen dat zij biodiesel gebruiken.​
​
ISCC en ISCC+ certificaten​
Wanneer u zelf bio producten maakt, registreert u de specificaties van het pure bio product van de raffinaderij. Administratief wordt elke verkoop gelinkt aan een bepaalde batch met het pure bio product. Door deze link weet u voor iedere levering de bio specificatie van het geleverde product. Deze kunt u vervolgens meesturen op een specifcatie blad zodat uw klant heel gedetailleerd kan zien wat de herkomst van het product is, wat de Greenhouse Savings zijn en wat de verbrandingswaarde is. ​

Vereffenen​
Wanneer u het pure bioproduct mengt met diesel, dan wilt u weten hoe u dit moet vereffenen. Stel u koopt een miljoen liter pure HVO waar u vervolgens diesel 20 van verkoopt. Dit betekent dat van elke 100 liter diesel 20 u 20 liter moet vereffenen op de betreffende batch pure HVO​

In het kort:​

• Commerciële bio certificaten helpen uw verkoop​
• Met Europese certificaten voldoet u aan de Europese wetgeving ​

Cylinders

Belangrijkste functionaliteit:​

• Berekenen van statiegeld​
• Registratie van geretourneerde lege flessen​
• Bijhouden van flessenvoorraad bij een klant ​
• Automatische voorraad registratie

Berekenen van statiegeld op een flessen order​
Per fles kunt u aangeven hoeveel statiegeld er op zit en dat wordt automatisch in elke order berekend. Door deze registratie weet u precies of, en zo ja, hoeveel statiegeld er toegevoegd moet worden voor elke order. ​

​Registratie van lege flessen die retour komen​
Wanneer u flessen retour krijgt, voert u in één regel in hoeveel flessen u retour krijgt van een bepaald type.​
In de voorraad wordt onderscheid gemaakt tussen voorraad volle flessen en voorraad lege flessen.​

​Bijhouden van flessenvoorraad bij een klant​
Als uw klant een “vol flessenrek” wil, moet hij veel statiegeld vooruit betalen. Wanneer u afspraken met uw klant maakt waarbij hij voor een gedeelte van de werkvoorraad geen statiegeld hoeft te betalen, dan kunt u dit makkelijk bijhouden in FuelVision 365.​ Bestelt uw klant meer dan er afgesproken is, dan rekent FuelVision 365 automatisch uit waar wel en waar geen statiegeld over betaald dient te worden. ​

​Automatisch voorraad registratie​
In FuelVision 365 is het mogelijk om de voorraad van uw flessen bij te houden met een volle flessen voorraad, lege flessen voorraad en bulk gasvoorraad.  Door het vullen van een volle fles te registreren verhoogt u automatisch de voorraad volle flessen en verlaagt u de voorraad lege flessen en voorraad bulk gas. Zo houdt u controle over drie aparte entiteiten. 

Verwachte afname

Belangrijkste functionaliteit:​

• Vastleggen van gemaakte afspraken
• Achteraf berekenen van werkelijke afname​

Geeft u korting weg op basis van de afgesproken afname?​
Met onze expected consumption extensie legt u de afspraken ​die u met uw klant maakt m.b.t. de verwachte afname vast.​
Vervolgens kunt u achteraf berekenen wat de werkelijke afname is geweest en wat daar de consequenties van zijn.​

​Voorbeeld:​
Stel u spreekt met uw klant af dat hij 2% korting krijgt wanneer hij het komende jaar 100.000 liter afneemt, hij 1,5% korting krijgt bij een afname van 90.000 liter en geen korting bij een afname van minder dan 90.000 liter. Wanneer het jaar voorbij is berekent FuelVision 365 automatisch wat zijn werkelijke afname is geweest, het kortingspercentage wat dus van toepassing is en wat het verschil is tussen de al ontvangen korting en de korting die daadwerkelijk van toepassing is. Afhankelijk van het verschil stuurt u een factuur of een creditnota.​
​
Belangrijkste voordelen

• FuelVision 365 berekent automatisch toekomstige kortingspercentages​
• U kunt betere voorspellingen doen​
• Inzicht in klanthistorie​
• Inzicht in wie uw belangrijkste klanten zij (geweest).​
• Percentages worden automatisch vastgelegd in prijsafspraken en orders​

Meterklanten

Belangrijkste functionaliteit:​

• Voorschotten​
• Automatische eindafrekening

Van voorschot tot eindafrekening​
Uw meterklanten betalen een voorschot en aan het eind van het jaar volgt de eindafrekening. Voor een juiste facturatie legt u alle belangrijke gegevens vast in FuelVision 365: de klant, het contract, de tank en de meterstanden die weer gekoppeld zijn aan een bepaalde gasmeter. ​

​Om het voorschot te bepalen moet u het maandbedragen bepalen, meterstanden verwerken en eindafrekeningen maken. Zeker het maken van eindafrekeningen neemt vaak veel tijd in beslag. Het is immers een hele klus om het totale verbruik te berekenen.​

​In FuelVision 365 krijgt u automatisch een eindafrekening en wordt er ook automatisch een nieuw voorschot bepaald voor het komende jaar.​ En de voorschot facturen?  Die worden allemaal in één keer automatisch verstuurd.  De tijd die u hierdoor bespaart is gigantisch!​

​Klanten zonder meter?​
Heeft u klanten die geen gasmeter hebben? Ook voor bulkklanten waar, het verbruik achteraf berekend wordt op basis van de prijs per levering,​ kan er in FuelVision 365 gebruik gemaakt worden van voorschotten en een eindafrekening.​
​

Service

• Serviceartikelen
• Servicecontracten
• Serviceorders
• Resources

U handelt niet alleen in gas, maar u verhuurt bijvoorbeeld ook bulktanks. En goede dienstverlening hoort daarbij. U zorgt dat de serviceartikelen onderhouden zijn en uw klantadministratie op orde is.

FuelVision 365 ondersteunt u hierbij met uitgebreide CRM-functionaliteiten. Gegevens uit de servicecontracten over bijvoorbeeld de garantie, de betaling, de termijnen, de huur, het spoedonderhoud en het periodiek onderhoud voegt u toe. U legt de kenmerken van de serviceartikelen en de servicemomenten vast. Wettelijk bent u immers verplicht bulktanks periodiek te inspecteren.

Daarnaast wilt u bij spoedreparaties snel en effectief handelen. FuelVision 365 beschikt over een koppeling met uw resourcesplanning. Zo kunt u direct een monteur sturen als een aanvraag van een klant binnenkomt. En zorgt u voor een optimale service.

Ritadministratie

• Leverschema’s
• Ritbonnen
• Koppelingen

Actuele en nauwkeurige informatie. Dat staat voorop. Dankzij FuelVision 365 weet u precies welke producten u laadt of lost, in welke hoeveelheden en wanneer deze acties plaatsvinden. Het systeem maakt vervolgens ritbonnen aan. FuelVision 365 bevat een koppeling met de boardcomputer van de tankwagen of een handheld computer. U ziet in één oogopslag hoeveel olie of gas u lost. Ook beschikt het systeem over een koppeling waarmee u de telemetrie-gegevens van tanks kunt inlezen: dankzij de meter in de tank weet u exact hoeveel olie of gas de tank bevat. Daarnaast is het mogelijk de meter een melding te laten sturen, zodra de tank leeg is.

Bij het laden voegt u de gegevens weer toe via de handheld computer of de boardcomputer. U kunt aangeven hoeveel cilinders u vervoert per vrachtauto en hoeveel cilinders retour komen. Zowel per stuk als in kilogram. Met één druk op de knop zet u de informatie van de ritbonnen over naar inkoop- en verkooporders en vervolgens naar de facturen. Zo bent u verzekerd van een correcte facturatie.

Bovendien is FuelVision 365 compatibel met ritplanningssystemen. U voert de gegevens eenmalig in en laat het planningssysteem de optimale route uitrekenen.

In & Verkoop

• Kilo’s en liters
• (Digitale) facturatie
• Werkvoorraad
• Cilindermanagement

Variatie ten top binnen de Olie- & Gashandel. Dankzij FuelVision 365 kunt u aan- en verkoopcontracten op een eenvoudige manier invoeren. FuelVision 365 houdt vervolgens voor u bij hoeveel brandstof of gas u daadwerkelijk lost of laadt en zet dit af tegen de hoeveelheden en condities in het contract. Zo weet u precies wat er onder de streep staat. Zo koopt u bijvoorbeeld in op basis van kilogrammen of metrische tonnen (massa) en verkoopt u in liters. FuelVision 365 ondersteunt allerlei eenheden en volumes. Ook kunt propaan en butaan apart registreren en vervolgens lpg lossen.

Met de sterk fluctuerende prijzen in de Olie- & Gaswereld is kennis troef. Zeker bij back-to-backleveringen. FuelVision 365 koppelt de in- en verkoopprijzen. U registreert alleen de verkoopgegevens en het systeem zet het automatisch om naar inkoopdata. Minder fouten, meer controle en een efficiënte werkwijze. Met als uiteindelijk doel: duidelijk zicht op uw marge.

Verkoopt u cilinders? U registreert de verkoop in stuks én houdt de werkvoorraad van de klanten bij. FuelVision 365 berekent automatisch (aan de hand van de contracten) of klanten statiegeld terugkrijgen of nog moeten betalen. Ook registreert FuelVision 365 de meterstanden, maakt de voorschotfacturen en berekent het werkelijke verbruik. Met één druk op de knop verstuurt u vervolgens honderden facturen. Digitaal, u bespaart dus op arbeids- en verzendkosten. FuelVision 365 maakt het u gemakkelijk.

Prijsbeheer

• Flexibele en vaste prijzen
• Kortingen en toeslagen
• Platts en Argus

Prijzen zijn flexibel te bepalen, maar ook vast in te voeren. FuelVision 365 houdt onder andere rekening met de wereldgas- en olieprijs, de wisselkoers van de dollar, de landelijke adviesprijs en de Platts- of Argus-notering. En (klantspecifieke) kortingen en toeslagen voegt u op simpele wijze toe. Zo bouwt u een handomdraai complexe prijsstructuren op. U factureert de klant op basis van dagprijzen en het systeem berekent achteraf de gemiddelde prijs. Zo krijgt u direct inzicht in het verschil.

Ook vaste prijzen kunt u invoeren. Bijvoorbeeld voor de cilinders: de prijs en het statiegeld. Daarnaast is het mogelijk prijsafspraken te maken voor de afname van gas en olie gedurende een langere periode. U kunt voorschotfacturen en dagprijzen beheren. Met FuelVision 365 bepaalt u eenvoudig wat het maandelijkse voorschot is. Desgewenst bij een bepaalde afname en tegen een bepaalde prijs. De data verschijnt automatisch op de factuur.

Voorraad

• Voorraad per vestiging
• Integratie ritadministratie
• Blenden
• Voorraadwaardering en financiële integratie

Het depot, de opslag het tankstation en in de tank- & gaswagens. De voorraad ligt verspreid over diverse vestigingen. In FuelVision 365 houdt u per vestiging zowel de actuele voorraad bij als de voorraad in kilo’s, liters, liters 15 graden én stuks. FuelVision 365 leest de telemetrie-gegevens uit de bulktanks in en past de voorraad vervolgens automatisch aan. Dankzij de integratie met de ritadministratie bent u exact op de hoogte van de voorraad in uw wagens.

Wilt u producten mixen? Ook het omboeken van het ene naar het andere product is eenvoudig te realiseren. Bijvoorbeeld van propaan en butaan naar lpg of verkoopt u hoogwaardige benzine, maar wilt u het registreren als gewone benzine? Of wellicht wilt u lege gasflessen in de fillingplant in uw depot vullen? Ook dit ziet u direct terug bij de voorraadinformatie in FuelVision 365. Daarnaast is het mogelijk de lege cilindervoorraad van andere leveranciers bij te houden en de werkvoorraad te registreren. Zo weet u of u nog statiegeld in rekening moet brengen of moet teruggeven. De informatie verschijnt desgewenst automatisch op de factuur.

Bij de voorraadwaardering houdt FuelVision 365 rekening met diverse factoren: denk aan de valutakoersen, Platts- en Argus-notering, landelijke adviesprijs en aan- en verkoopcontracten. Dit zowel inclusief als exclusief accijns. Daarbij kunt u een vaste verrekenprijs of een dagelijkse verrekenprijs als methode gebruiken. FuelVision 365 is volledig geïntegreerd en de voorraadwaardering altijd up-to-date.

Accijnsregistratie

• Actuele liters, liters 15 graden en kilo's
• Douaneposten
• Accijns Goederen Plaats (AGP)

De maandelijkse aangifte, de douane en controles. Een essentieel onderdeel van uw administratie is de accijnsregistratie. Voor de douane moet die immers volledig up-to-date zijn. FuelVision 365 houdt uw voorraad bij in actuele liters, liters 15 graden en kilo's. Zo ziet u in een oogopslag hoeveel liters 15 gradenof kilo’s u in voorraad heeft. Alle informatie voor de accijnsregistratie wordt apart opgeslagen in de douaneposten. Deze douaneposten kunt u gemakkelijk raadplegen en uitprinten.

Daarnaast registreert het systeem welke handelaren over een Accijns Goederen Plaats (AGP) beschikken, zodat u gemakkelijk accijnsvrij in- en verkoopt. Bij een controle heeft u direct alle data paraat en u doet snel en gemakkelijk aangifte.

Rapportages

• Dimensies
• Lijsten
• SQL Reporting Services
• ExSION
• Excel
• Microsoft Power Platform

In een traditioneel ERP-systeem zit veel data. Maar het samenstellen van hoogwaardige rapportages is vaak minder gemakkelijk. Met FuelVision 365 is dat verleden tijd. Dankzij het overzichtelijke dashboard kunt u op simpele wijze data verbinden en conclusies trekken. Het ondersteunt u bij het management, onderbouwt beslissingen en maakt zo op slimme wijze de juiste keuzes zichtbaar.

Onmisbaar in de dynamische markt van de oliehandel. U heeft meer controle op uw cashflow, meer grip op uw bedrijfsprocessen en u vergroot uw marges.

Zo helpt de functie dimensies u bijvoorbeeld bij het analyseren van uw grootboekposten. Aan elke transactie kunt u kenmerken toevoegen. U deelt klanten bijvoorbeeld in op grote en middelgrote bedrijven. Of, als u internationaal werkt, gebruikt u het land van herkomst als kenmerk. Zo kunt u eindeloos variëren.

U maakt op simpele wijze een margeanalyse, zet de afzet af tegen de prognose, maakt zelf (accijns)rapportages en ontdekt trends en relaties. Bovendien is FuelVision 365 compatibel met diverse rapportagesystemen. Denk aan SQL Reporting Services, ExSION en uiteraard Excel.

Power BI
Power BI bestaat uit een verzameling softwareservices, apps en connectors die samenwerken om uw niet-gerelateerde gegevensbronnen om te zetten in visueel aantrekkelijke en interactieve inzichten. Uw gegevens kunnen bestaan uit een Excel-werkblad, maar ook uit een verzameling op de cloud gebaseerde en on-premises hybride datawarehouses. Met Power BI kunt u eenvoudig verbinding maken met uw gegevensbronnen en deze visualiseren. Vervolgens deelt u de inzichten makkelijk met uw collega's.

CRM

• Contactbeheer
• Campagnes
• Interacties

De concurrentie in de Olie- & Gasbranche is groot en u onderscheidt uzelf door uw klantvriendelijkheid, servicegerichtheid en dienstverlening. FuelVision 365 beschikt daarom over uitgebreide functionaliteiten op het vlak van CRM. Stem uw dienstverlening en planning op elkaar af om klanten effectief van dienst te zijn. FuelVision 365 voegt u eenvoudig de huur- en servicecontracten van de tanks toe. Leg contactpersonen vast en koppel daaraan de contactmomenten, zoals e-mails of brieven en voeg eenvoudig een status toe, van lead tot klant. Ook kunt u marketingcampagnes registreren, klanten segmenteren en aan specifieke campagnes koppelen. De budgetten en planningen staan overzichtelijk in het systeem. U markeert waarom een bepaalde opdracht niet door ging, waar uw kansen liggen en of klanten bij de concurrenten inkopen. Alles is geïntegreerd.

Financieel

• Integratie
• Accijns
• Debiteuren- en crediteurenbeheer

Al uw activiteiten hebben een weerslag op uw cashflow. Het spreekt voor zich dat ook alle onderdelen van FuelVision 365 zijn geïntegreerd en automatisch verschijnen in het grootboek. Denk aan accijnsregistratie, voorraadwaardering op basis van dagprijs-VVP, inkoop en verkoop. Beheer de boekhouding en de voorraad, controleer de vaste activa en verwerk bankafstemmingen. Ook beschikt FuelVision 365 over talloze functies op het vlak van crediteuren- en debiteurenbeheer. U ziet welke posten openstaan, aanmaningen worden automatisch verstuurd en u blokkeert debiteuren gemakkelijk. Met behulp van FuelVision 365 heeft u zicht op uw financiële situatie.