“Een flexibel pakket dat zich om de organisatie heen buigt”

Een uitspraak van Jan Kreuze van machinefabriek Bolier over Microsoft Dynamics NAV, geïmplementeerd door Logic Vision. Deze flexibiliteit was essentieel bij de keuze voor een nieuw bedrijfsbreed automatiseringspakket.

In de oude situatie was er bij Bolier sprake van eilandautomatisering. De verschillende pakketten communiceerden niet met elkaar en gegevens moesten meerder malen worden ingevoerd. Veel dubbel werk dus. "Van die situatie wilden we af", vertelt Jan Kreuze, Customer Support Manager bij Bolier. "Ons verlanglijstje was heel simpel: de boekhouding, de financiële administratie en de verkoopadministratie van onderdelen moesten gewoon goed draaien. We wilden alle administratieve handelingen automatisch kunnen verwerken tot en met de facturering en bij voorkeur ook de technische administratie."

Tijdens haar zoektocht naar een nieuw pakket kreeg Bolier van een bevriende scheepswerf de uitnodiging een workshop bij te wonen voor een demonstratie van Microsoft Dynamics NAV (voorheen Navision) die verzorgd werd door Logic Vision. "We waren daarvan zo gecharmeerd dat we in korte tijd de knoop hebben doorgehakt. Navision is het enige pakket dat je heel flexibel op je eigen bedrijfsprocessen kunt afstemmen. Logic Vision is bekend met de maritieme sector en dat praatte heel makkelijk. Logic Vision ging vastberaden te werk en streek met een uitstekende ploeg mensen alle hobbels glad die we onderweg tegenkwamen."

Aanvullende modules
De kracht van Microsoft Dynamics NAV ligt in de aanpasbaarheid: het is mogelijk snel aanvullende functionaliteit te bouwen bovenop de standaard modules. Daarmee kan Logic Vision tegemoetkomen aan branche- of bedrijfsspecifieke wensen. Logic Vision ontwikkelde voor Bolier de Normenbank, een soort bibliotheek van standaard reparatiegegevens per motortype. De Normenbank geeft aan welke materialen en hoeveel manuren nodig zijn met de bijbehorende prijs.

Medewerkers op de werkvloer leggen gegevens over de servicewerkzaamheden direct vast in de Logic Vision Servicemanager. "Daardoor is er minder kans op fouten. Vroeger zetten ze die informatie op een kladje en werd het vervolgens door de administratie uitgetypt", aldus Jan Kreuze. Met de Servicemanager registreert Bolier binnenkomende onderdelen en de daarop uitgevoerde werkzaamheden per project. Alle binnenkomende onderdelen worden voorzien van een barcode, waardoor alles altijd terug te vinden is. "We zijn geen onderdelen meer kwijt, wat veel zoekwerk scheelt."

Logic Vision heeft nog meer modules ontwikkeld voor Bolier. Zo wordt de Boordwerkmanager gebruikt voor het digitaal vastleggen van de bezoekverslagen die de monteurs maken en dient de Garantiemanager om garantieclaims vast te leggen. Ook is het mogelijk deze digitaal te verzenden naar de producent van de motoren, Caterpillar Motoren in Kiel. De Schroefreparatie module registreert de verrichtte reparaties aan schroeven. Digitaal Inkooporders Versturen is ook een module die speciaal ontwikkeld is voor Bolier. Dit onderdeel zorgt er voor dat een inkooporder digitaal verzonden kan worden naar Caterpillar Motoren in Kiel, waar deze bewerkt wordt. Daarna ontvangt Bolier een digitale bevestiging die ingelezen wordt in het systeem. Tenslotte ontvangt de inkoper een bevestiging en wordt de bevestiging met de order gesynchroniseerd.

De voordelen
Voor Bolier is de transparantie het grootste voordeel van Microsoft Dynamics NAV. "We maken nu duidelijke rapportages voor onze aandeelhouders. In de oude situatie gebeurde dat één keer per jaar. Nu maken we met één druk op de knop op elk gewenst moment een overzicht van de financiële stand van zaken. Over omzet en winst, over zaken die goed gaan en zaken die niet goed gaan. Daardoor kunnen wij makkelijker bijsturen en snel reageren op ontwikkelingen. In de oude situatie misten we wel eens kansen wegens gebrek aan de juiste informatie. Ook intern hebben we beter zicht op de resultaten. Medewerkers zijn blij met de klantvriendelijkheid van Microsoft Dynamics NAV: bijna alle papieren staten waarmee we werkten, hebben we net zo kunnen maken binnen Microsoft Dynamics NAV. Erg prettig voor de gebruikers."
 
"We werken efficiënter, want elk uur dat we stilliggen kost geld en we kunnen daarbij ook sneller factureren." Doordat er veel minder overlap zit in de werkzaamheden, kan Bolier een fulltimer besparen. "Deze medewerker kunnen we nu inzetten voor andere activiteiten, waardoor de kwaliteit van ons werk verbetert. We hebben een aantal knelpunten opgelost waardoor we klanten nu veel beter kunnen bedienen. Onze informatie zit niet meer in stoffige archieven maar in het computersysteem. Daarmee kunnen wij ons werk sneller doen en dat verwacht de klant ook van ons. Met Microsoft Dynamics NAV kunnen we dus onze concurrentiepositie verbeteren."

Voor de toekomst ziet Bolier mogelijkheden om haar activiteiten verder uit te breiden. "Met Microsoft Dynamics NAV kunnen we heel simpel nieuwe bedrijfsactiviteiten inpassen in ons systeem. Verder zijn we net begonnen om met ondersteuning van Microsoft Dynamics NAV onze logistiek verder te automatiseren, onder meer met barcodescanning. Dat werkt snel en accuraat, want door het inperken van menselijke handelingen is de kans op fouten minimaal."

De nieuwste uitbreiding bij Bolier is een magazijn systeem van Kardex: de shuttle. Deze computergestuurde dynamische verticale lift is 16 meter hoog en heeft een opslag- en pickingfunctie. De orderpickbon wordt digitaal aangeleverd via Microsoft Dynamics NAV, de magazijnmedewerker gebruikt het touch-screen om akkoord te geven en het onderdeel wordt door de shuttle aangeleverd. Daarna wordt het artikel afgeboekt op de voorraad in Microsoft Dynamics NAV. "Een fantastische logistieke oplossing die wederom ondersteund en aangestuurd wordt door Microsoft Dynamics NAV".

Over Machinefabriek Bolier
Machinefabriek Bolier in Dordrecht is de verkoop- en serviceorganisatie voor MaK-scheepsdieselmotoren in de Benelux. Samen met de dochtervestiging in Marseille bedient Bolier ook Frankrijk en enkele landen in Noord Afrika. Bolier is specialist in grote dieselmotoren voor scheepsvoortstuwing en hulpvermogen van 1020 tot 16.000 kW. Bij het bedrijf werken 109 mensen: 95 in Dordrecht en 14 in Marseille.

www.bolier.nl