“Flexibiliteit, daar gaat het om!”

Ad Maas, Financieel Adjunct-directeur van Van Voorden, is stellig in zijn antwoord op de vraag wat het meest belangrijk is in een ERP pakket.

"Onze bedrijfsprocessen zijn niet onder te brengen in een star ERP pakket omdat ze daarvoor te bijzonder zijn. Er is ook geen enkel standaard pakket waarin wij alle processen kunnen onderbrengen. Van Voorden Gieterij ontwerpt en produceert (klant ordergestuurd) onder andere scheepsschroeven en straalbuizen, terwijl we ook industrieel gietwerk leveren zoals pomphuizen en dubbelwandige pijpleidingen. Van Voorden Reparatie is met haar schroevenreparatie en bijbehorende service-orders weer een hele andere tak van sport."

Eilandautomatisering
"Voorheen werkten we dan ook met diverse oplossingen. Bij Van Voorden Gieterij was voor de industriële tak wel een ERP pakket, Propac, maar dat leverde te weinig informatie op om te sturen en te signaleren. Verder maakten we voor de productie van scheepsschroeven en straalbuizen binnen Van Voorden Gieterij gebruik van Acces. Ook Van Voorden Reparatie was geautomatiseerd, maar met een product dat oorspronkelijk bedoeld was voor het notariaat, Speed. We konden hierin wel onze (reparatie) dossiers kwijt, maar het was geen ideale situatie. Verder werkten we nog niet met centrale internettoegang en Outlook, maar met diverse pc-gebaseerde toegangen."

Door de diverse oplossingen en de eilandautomatisering ontstond er ieder kwartaal een uitdaging om de kwartaalcijfers aan te leveren. "We waren hiermee per BV zo'n 3 weken bezig, dat is zo'n 50% van mijn tijd. Tijd die ik dus niet kon besteden aan andere zaken. Verder liepen zowel Propac en Speed tegen het einde van hun levenscyclus en werden ze niet meer ondersteund. Bij onze automatiseringspartner liep nog één persoon rond die de systemen kende. Dat leverde een gevaarlijke situatie op omdat de continuïteit van ons bedrijf daarmee in gevaar zou kunnen komen. Ook de planning was niet optimaal. Omdat we door het gebrek aan communicatie tussen de systemen altijd reservetijd inplanden, konden we ook niet optimaal vooruitkijken en levertijden afgeven. Tenslotte werd de groei van Van Voorden belemmerd door de administratieve en organisatorische situatie."

Besloten werd om de situatie grondig aan te pakken. De eerste stap daartoe was het in kaart brengen van de bedrijfsprocessen. Hiervoor werd Edwin van de Braak, assistent controller, aangenomen die zich volledig kon richten op deze processen en de selectie en implementatie van de nieuwe ERP oplossing. "Het voordeel van een nieuwe medewerker was dat hij blanco begon aan de taak en dus geen vooroordelen had ten opzichte van de bestaande situatie. We hebben er ook bewust voor gekozen om Edwin niet meer in te werken in de bestaande systemen. Uiteindelijk heeft het ruim anderhalf jaar geduurd voordat we alles inzichtelijk hadden en we konden bepalen welke ERP oplossingen het best bij ons pasten." Selectie
"Edwin en ik hadden een voorkeur voor een aantal oplossingen. Om zo volledig mogelijk te zijn en bedrijfsblindheid te voorkomen, hebben we toch de expertise ingeroepen van IPL Consultants. Zij kwamen uit op 2 oplossingen: Eniac en Isah. Wij waren echter van mening dat ook Microsoft Dynamics NAV op de longlist moest komen. We hadden beiden al eens aan deze oplossing gesnuffeld en waren ervan gecharmeerd vanwege de flexibiliteit. In dit proces werden we er ons van bewust dat we naast een metaalbedrijf eigenlijk meer een maritiem bedrijf zijn en mede door de branche-georiënteerde indeling van Navision Nederland, wisselden we van GAC naar Logic Vision. De maritieme Navision partner die ook kennis heeft van productieprocessen."

De kunststof (productie) module van Logic Vision leverde voldoende herkenning op bij Van Voorden. "Het (giet) proces was herkenbaar en toepasbaar voor ons, alleen de hoeveelheden en het materiaal verschilden. Zo werden grammen tonnen en werd plastic metaal. Bij beide productiemethoden worden matrijzen gebruikt en dat was een belangrijk uitgangspunt voor ons."

"Uiteindelijk is een bedrijfscase opgezet voor zowel Eniac, Isah als Logic Vision waarbij afdelingen zoals Planning, Calculatie, Inkoop en Verkoop betrokken waren. Hierna zijn per afdeling beoordelingsformulieren ingevuld waarbij de keuze gemotiveerd moest worden. Duidelijk werd dat de flexibiliteit van Microsoft Dynamics NAV het belangrijkste criterium was. Hierdoor bleven de bedrijfsprocessen intact en kon het ERP pakket zich aan de processen aanpassen."

Samenwerking met Logic Vision
"We waren redelijk overtuigd dat Logic Vision de job goed kon doen, maar wilden iets meer zekerheid. We wilden eerst zien of Logic Vision de vertaalslag kon maken van de business naar de software en hebben ze daarom een aantal opdrachten gegeven die tegen betaling zijn opgepakt. Zo ontstond een interne ontwikkeling van twee maanden, waarin onder andere de data output, de lopende en oude productieorders en de grootboekinrichting aan bod kwamen."

"Hierna ontstond een ‘go/no go' situatie, waarbij we voldoende vertrouwen hadden in de expertise en branchekennis van Logic Vision om door te gaan. De overname van Navision door Microsoft was hierbij een extra reden. In die tijd ging het namelijk bij veel ICT leveranciers slecht. Die overname was voor ons de bevestiging dat we kozen voor een solide oplossing waarbij we continuïteit en doorontwikkeling mochten verwachten."

Van begin november 2003 tot eind januari 2004 heeft de daadwerkelijk implementatie plaatsgevonden waarbij de prioriteit lag bij Calculatie, Industrieel Gietwerk, Reparatie, Planning en Financieel. "Vanaf november hebben we ook de keyusers toegang gegeven zodat we ze konden trainen on the job. Edwin en ik zijn er in die periode ook zeer intensief bij betrokken geweest om in control te blijven en mee te ontwikkelen. Ook de definitieve inrichting hebben we toen afgezet tegen de standaard instellingen en de wensen en eisen." Ad Maas is van mening dat een implementatie geen einddatum heeft, het systeem blijft vatbaar voor verbeteringen. "Het gebruik van Navision levert weer nieuwe wensen op, een bepaalde rapportage kan beter, of een werkproces blijkt minder goed te werken. Daarmee ga je aan de slag, zo finetune je het systeem."

Nieuwbouw
De implementatie van Microsoft Dynamics NAV heeft het bedrijf al veel voordelen opgeleverd. Zo was het voor Van Voorden vlak na de implementatie noodzakelijk om te verhuizen en was er behoefte aan financiering voor de nieuwbouw. Ad Maas heeft toen op basis van beschikbare, geordende gegevens uit het systeem gedetailleerde scenario's voor de toekomst kunnen opstellen. Dat leverde veel goodwill en vertrouwen op bij de bank waardoor de financiering eenvoudiger en sneller tot stand kwam.

Voordelen
"Ik kan nog meer voordelen benoemen. We hebben meer overzicht en rust gekregen, de cijfers zijn up to date, de informatie klopt. Ik ben nu zo'n 2 a 3 dagen per maand per bedrijf kwijt voor de cijfers, terwijl ik er voorheen 50% van de tijd aan spendeerde. Verder is de data eerder beschikbaar waardoor je beter de vinger aan de pols kunt houden. De processen zijn beter beheersbaar en de interne communicatie vereenvoudigd. Iedereen praat over hetzelfde, alle hoofdprocessen zijn in Navision ondergebracht. We zijn beter in control en de eilandautomatisering is verleden tijd. Ook kunnen Edwin en ik nu sneller inspelen op de informatiebehoefte. We kunnen immers onze eigen rapportages samen stellen. Ik zie vanaf mijn eigen werkplek precies hoe het bedrijf ervoor staat.

Over Van Voorden
Van Voorden is sinds 1912 actief in de maritieme wereld en bestaat uit Van Voorden Gieterij BV en Van Voorden Reparatie BV. Van Voorden Gieterij ontwerpt en produceert scheepsschroeven, straalbuizen en jachtschroeven. Daarnaast wordt hoogwaardig industrieel gietwerk gemaakt zoals pomphuizen, dubbelwandige pijpleidingen, waaiers en slijtstukken. Vrijwel de gehele mondiale baggervloot maakt gebruik van de producten van Van Voorden.

Van Voorden Reparatie is al meer dan 40 jaar gespecialiseerd in reparatie, onderhoud en wijziging van vaste scheepsschroeven en schroefbladen van verstelbare installaties. Wereldwijd worden zo'n 1.000 schroeven per jaar door Van Voorden Reparatie gerepareerd en daarmee is het een van de grotere gespecialiseerde schroefreparatiebedrijven ter wereld.

Alle producten worden volledig in eigen beheer ontworpen en geproduceerd. Geavanceerde ontwerpsystemen en gerobotiseerde productieprocessen vormen de basis van het hoogwaardige product-assortiment met een breed toepassingsgebied zoals visserij, binnenvaart, kustvaart, marine off-shore en jachtbouw.

www.vanvoorden.nl