KOTUG groeit met Microsoft Dynamics NAV

"Een ander voordeel is de flexibiliteit. Zo kunnen we het systeem naadloos op onze bedrijfsprocessen laten aansluiten."

KOTUG ging in 2012 (deels) over op Microsoft Dynamics NAV. Medewerkers hoeven gegevens slechts eenmaal in te voeren en kunnen op elke locatie het systeem inzien. Het resultaat: een enorme tijdwinst bij alledaagse activiteiten. Het systeem maakt samenwerken eenvoudiger en houdt een groeiend bedrijf beheersbaar. Een onmisbaar instrument voor een maritiem bedrijf met een expansiewens.

Het bedrijf
KOTUG is een maritieme dienstverlener, die sleepdiensten, offshore en salvage services aanbiedt. Het bedrijf beschikt over een jonge vloot van 31 schepen met als pronkstuk de Rotor®Tug E-KOTUG, Europa's eerste hybride sleepboot. KOTUG telt 245 medewerkers en is internationaal actief. Zo heeft het bedrijf vestigingen in Rotterdam, Hamburg, Bremerhaven, Wilhelmshaven en agentschappen in Noorwegen en Londen. Buiten Europa ligt de focus op Australië, dankzij de joint venture KT Maritime Services Ltd met het Australische bedrijf Teekay Shipping Australia. In januari 2013 startte KOTUG ook met activiteiten in Kameroen, West-Afrika.

Situatie
Voor de introductie van Dynamics NAV werkte iedere afdeling van KOTUG met een eigen systeem. Osman Munir, Manager Project Department: "Het sorteren van de informatie was tijdrovend en omslachtig. Voordat de gegevens overzichtelijk in een (management)rapportage stonden, waren deze vaak al achterhaald. Veel (bron)data komt bovendien van de vloot. Het is dus essentieel om over die gegevens te beschikken. Hoe zorgen we dat de informatie consistent, betrouwbaar en op één plek toegankelijk is voor alle afdelingen? Dat was voor ons de aanleiding om uit te kijken naar een ERP-systeem. Daarbij willen we ons verder positioneren als internationale speler met kantoren in het buitenland. Om die groei te accommoderen is een flexibel ERP-systeem onmisbaar."

Keuze
Vooraf maakte KOTUG een inventarisatie van de eisen. Meertaligheid, veelzijdigheid en het inbedden van specifieke processen, stonden bovenaan de lijst. "Een standaardpakket van de plank kopen, was voor ons geen optie", zegt Munir. "We zochten een systeem dat past bij onze situatie." Zo is bijvoorbeeld het toetsen van veiligheid en kwaliteit (KOTUG is ISO-gecertificeerd) belangrijk. En ook de informatieoverdracht tussen de vloot en het kantoor is cruciaal. Een leverancier wees ze op Dynamics NAV en Logic Vision. Munir: "De mogelijkheden die Dynamics NAV biedt zijn groot. Onze processen zijn goed onder te brengen en het systeem is eenvoudig in gebruik. Bovendien sprong Logic Vision tijdens het selectietraject eruit. De consultants weten waarover ze praten. Er was duidelijk een klik en het voelde al snel alsof we collega's waren. Alles is bespreekbaar. "Dat werkt zeer prettig."

Implementatie
KOTUG implementeerde het systeem per module, waarbij eerst de ondersteunende diensten aan bod kwamen. Munir vertelt: "Elk jaar in juni houden we een haringpartij. Dat is een bekend evenement in Rotterdam en omstreken, waarbij we zo'n 650 relaties uitnodigen. Voorheen hielden we de adresgegevens in Excel bij. Ieder jaar was het een enorme uitdaging om de gegevens te actualiseren." Om die reden ging het onderdeel CRM eerst live in april 2012. Daarna volgde het humanresourcesmanagement, de personeelsvlootplanning en de financiën. Later gaan ook inkoop, projecten en het onderdeel kwaliteit live. "Je verbouwt terwijl de winkel open is", legt Munir uit. "Dat maakt het overgaan naar een ERP-systeem een ingewikkelde klus. Nadat de eerste modules live gingen, volgde de optimalisatie. Het mooie van dit proces is dat het ons dwingt na te denken welke informatie we willen vastleggen en wie hiervoor verantwoordelijk is. Het is een traject dat ons scherp houdt."

Voordelen
Een voorwaarde voor groei is een goed managementsysteem. Met Dynamics NAV heeft KOTUG dit in handen. "De kantoren en samenwerkingsverbanden zitten in diverse landen en zelfs werelddelen. Betrouwbare, actuele en goed toegankelijke informatie is essentieel voor goed management. Met Dynamics NAV beschikt iedere werknemer, van welke afdeling en in welk land ook, over dezelfde gegevens", weet Munir. "Een ander voordeel is de flexibiliteit. Zo kunnen we het systeem naadloos op onze bedrijfsprocessen laten aansluiten. Daarnaast wilden we een gebruikersvriendelijk systeem. Administratie bijhouden is vaak een bijzaak voor de vloot. Dynamics NAV heeft dezelfde look and feel als andere Microsoftprogramma's. De besturing is herkenbaar en het systeem voelt vertrouwd."
Shipyard

Shipyard
Voor KOTUG zijn specifieke processen van belang, die in een traditioneel fleetmanagementsysteem niet geheel zijn onder te brengen. Dat was wel mogelijk in Dynamics NAV. De vloot neemt daarbij een centrale plaats in. "Eenvoudige en actuele gegevensuitwisseling tussen het kantoor en de vloot stond voorop", licht Munir toe. "Als de vloot data registreert, moet die toegankelijk zijn voor de medewerkers op kantoor. En direct terechtkomen bij de juiste mensen." Daarnaast wilde KOTUG de administratieprocessen zo eenvoudig mogelijk maken voor de vloot. Munir: "Zo is een deel van het inkooptraject gestandaardiseerd en geautomatiseerd. Bestellingen zijn eenvoudig vast te leggen en offertes digitaal aan te vragen."

Toekomst
KOTUG blijft het systeem samen met Logic Vision ondertussen verder uitbreiden en toespitsen op hun specifieke situatie. "We willen het operationele proces ook onderbrengen in Dynamics NAV", zegt Munir. "Verder onderzoeken we of we in de toekomst gebruik kunnen maken van intranet in de vorm van een SharePoint-omgeving. En uiteraard blijven we de huidige functionaliteiten optimaliseren. Dat is een continu proces."

 

Downloads: