“Meer omzet met gelijkblijvend personeel”

Dat is één reden dat Brinks Metaalbewerking ruim 3 jaar geleden startte met de selectie van een ERP-pakket en leverancier.

Arjan van Schoonhoven kan nog veel meer redenen noemen. Hij was de assistent projectleider en heeft een groot aandeel gehad in de uiteindelijke keuze.

Eilandautomatisering
Zoals bij de meeste productiebedrijven waren alle onderdelen binnen het bedrijf wel geautomatiseerd, maar was er geen samenhang. "Er was duidelijk sprake van eilandautomatisering, de pakketten communiceerden onderling niet goed of helemaal niet. Zo hadden we vier pakketten die op maat waren gemaakt voor ons bedrijf, geleverd door drie verschillende softwareleveranciers. Er was een beperkte importexport mogelijk, maar die was zo tijdrovend dat het tot veel frustratie leidde. Op een gegeven moment kon de continuïteit van twee pakketten niet meer worden gewaarborgd en
belemmerde die situatie de groei van Brinks Metaalbewerking. Er was te weinig inzicht en sturing door het gebrek aan communicatie tussen de pakketten."

Vooronderzoek
"Ik ben als student HBO Technische Bedrijfskunde afgestudeerd bij Brinks Metaalbewerking op Lean Manufactering. Doelstelling van Lean is om verspillingen te elimineren zodat bedrijfsprocessen zo efficiënt mogelijk lopen. Uiteraard is het daarvoor essentieel om ze eerst in kaart te brengen. Dat onderzoek is mede de basis geweest voor het programma van eisen en wensen voor een bedrijfsbreed automatiseringspakket. De automatiseringspakketten die al in gebruik waren bij Brinks zijn daarbij mede als uitgangspunt genomen. Zo was bijvoorbeeld de planbord functie goed en wilden we iets vergelijkbaars in het nieuwe pakket."

Selectieproces
In januari 2005 is Brinks gestart met de selectie. "We zijn begonnen met een werkgroep die bestond uit projectleiding en key-users. Die key-users kwamen van elke afdeling van het bedrijf, zij beoordeelden hun gedeelte van het pakket en communiceerden naar de (grotere) klankbordgroep." Er is een longlist van acht pakketten/leveranciers gemaakt die uiteindelijk is teruggebracht tot drie. De keuze viel na uitgebreide demo's van de leveranciers van de shortlist (Visual Enterprise, Isah en Microsoft Dynamics NAV) op de demo van Marcel Wildschut, Operations Manager van Logic Vision. "Tijdens deze demo kwam duidelijk naar voren dat Logic Vision de productietaal sprak en vielen de andere twee kandidaten af omdat ze te weinig kennis van de processen hadden."

Zo snel mogelijk up & running
Daarna ging het heel snel. "Door de aanpak van de werkgroep was er al veel  draagvlak binnen Brinks en hoefde de keuze niet meer intern ‘verkocht' te worden. In juli 2005 is de implementatie gestart en is de live datum gesteld: 1 januari 2006. Gaandeweg het traject bleek echter dat de live datum vervroegd kon worden naar 1 november. Dat was te danken aan de consultant van Logic Vision én aan onze aanpak. We hadden alle data digitaal beschikbaar, werkten met een proeftuinomgeving en hadden de consultant en solution developer vaak in huis. Hierdoor konden we snel schakelen. Tenslotte werden de gebruikerstrainingen intern gegeven, zodat we de medewerkers snel konden opleiden." "We hebben ons geconcentreerd op de basis: inkoop, productie, verkoop, voorraad, financieel en magazijn. Verder hebben we bepaald welke aanvullende functionaliteit we nodig hadden die tijdens de implementatiefase ontwikkeld kon worden. We wilden namelijk een Gereedmeldscherm waarin o.a. de starttijd en tijd gereed van een order is opgenomen, uitval en stilstand wordt geregistreerd en storingen worden gemeld. Verder is inzichtelijk wie aan de order werkt en welke machine wordt gebruikt. Het scherm biedt de mogelijkheid om tekeningen en werkinstructies op te vragen en genereert een werkorder voor de Technische Dienst in geval van storing. De informatie die dit Gereedmeldscherm ons oplevert, fungeert als basis voor de nacalculatie en de planning. Verder wordt deze gebruikt voor de managementrapportages."

Aanvullende wensen
Een tweede wens was de module Kwaliteit. Deze module beschrijft de ‘afkeur' afhandeling volgens de 8D systematiek. Dat wil zeggen de klachtenbeschrijving, de preventieve actie, de oorzaak, de team samenstelling, de oplossing op korte en lange termijn, de controle op lange termijn en de afsluiting. Al deze stappen zijn ondergebracht in Microsoft Dynamics NAV. "Hierdoor hebben we inzicht in de hoeveelheid afkeur, bij welke machine en bij welke medewerker. Ook kunnen we de kwaliteit per product per maand rapporteren. Uiteindelijk kunnen we aan de hand van deze gegevens onze productie verder optimaliseren." Het hierboven beschreven primaire gedeelte van de implementatie is binnen zeer korte tijd gerealiseerd. Arjan geeft echter aan dat hij ERP als een continu proces ziet. Zo is hij nu bezig om de laatste onderdelen Onderhoud en Gereedschappen Beheer te implementeren. Een wens voor de toekomst is contractbeheer en een module voor Prestatie Indicatoren. "We hebben verder nog enkele handige tools ingericht die ons tijd en dus geld besparen. Met behulp van Employee Portal en Business Notification is het nu bijvoorbeeld mogelijk om leveranciers automatisch te waarschuwen wanneer ons voorraadniveau onder de veiligheidsnorm zakt. Een ander voorbeeld is het gebruik van EDI: Electronic Data Interchange. Een klant stuurt een tekstfile met alle productieorders. Deze data worden geïmporteerd in Navision om een planningsvoorstel te doen voor de productie. Voorheen was een medewerker hier twee tot drie uur mee bezig, nu is het tien seconden werk."

Positieve ervaring
Brinks Metaalbewerking is zeer tevreden over de keuze voor Microsoft Dynamics NAV en Logic Vision. "De consultant heeft echt verstand van onze business. We vullen elkaar goed aan. Ik onderzoek vaak zaken en hou deze dan tegen hem aan. Daarna bespreken we kort de mogelijkheden en de voor en nadelen en gaan we aan de slag. Voor mij werkt dit perfect!" Alle verbeterdoelen die in het vooronderzoek zijn beschreven, zijn door de implementatie van Microsoft DynamicsTM NAV behaald. Zo is er geen sprake meer van eilandautomatisering: alle zaken die vroeger door vijf applicaties werden aangestuurd zijn nu ondergebracht in een applicatie. De communicatie tussen productie en financieel is enorm verbeterd. Er hoeft niets meer dubbel ingevoerd te worden waardoor we minder tijd nodig hebben en er minder fouten worden gemaakt. Door de cijfers die het systeem wekelijks oplevert kan Brinks beter sturen op kwaliteit. Tenslotte zijn de management rapportages sterk verbeterd.

Arjan wil zijn ervaring met Microsoft Dynamics NAV graag nog kort toelichten. "Zorg ervoor dat je voor een implementatietraject mensen fulltime vrij maakt. De waarde van deze input is niet in tijd of geld uit te drukken. Mede hierdoor zijn wij binnen vier maanden live gegaan met Navision. Verder kan ik de keuze voor een Microsoft product aanraden omdat het gebruikersvriendelijk is en mensen er aan gewend zijn. In Navision is enorm veel informatie beschikbaar en kun je ver inzoomen op details. Dat is wel even wennen omdat medewerkers daardoor ‘overvoerd' kunnen raken. Ik heb dit echter goed af kunnen bakenen door middel van rechtenbeheer. Verder is het in Navision heel eenvoudig om zelf forms en reports te maken. Hiervoor hoef je geen consultant in te schakelen en dat vind ik erg prettig. Ik kan hierdoor eenvoudiger en sneller wijzigingen doorvoeren."

Over Brinks Metaalbewerking BV
Brinks Metaalbewerking is een metaalbewerkingsbedrijf met honderdtwintig vaste werknemers dat is gevestigd in Vriezenveen. Het bedrijf is gespecialiseerd in het meerspillig CNC bewerken en het thermisch ontbramen (TEM). De focus ligt op het seriematig frezen en boren. Het machinepark bestaat uit ongeveer vijftig verspanende bewerkingsmachines. De helft van het machinepark bestaat uit 1,2 of 4 spillige verticale en horizontale bewerkingscentra waarvan vijf gerobotiseerd. Met deze machines worden series geproduceerd uit ferro en non ferro metalen met een repeterend karakter tot 500.000 stuks per jaar. Het bedrijf levert hoogwaardige producten voor de automobielindustrie, hydraulische- en pneumatische systemen en de machinebouw. Milieuzorg en veiligheid zijn geïntegreerd in het bedrijfsbeleid, de afvalstromen worden in eigen beheer verwerkt. De kwaliteit is gewaarborgd door diverse certificeringen zoals QS 9000, ISO 9002 en TS 16949. Brinks beschikt over een geconditioneerde meetkamer met gekalibreerde meetmiddelen.

www.brinksmetaal.nl