“Microsoft Dynamics NAV biedt ons ruimte om te groeien”

In de huidige rubber- en kunststofmarkt is groei belangrijk om te kunnen blijven concurreren. Die groei was een van de redenen om ruim drie jaar geleden een traject te starten voor de keuze van een nieuw ERP systeem. Hoogerdijk was net overgenomen door de huidige directeur/eigenaar Ferry van de Pasch. In de oude situatie werd het belang van een modern en volledig geïntegreerd systeem niet voldoende gezien. Ferry van de Pasch had hierover hele andere ideeën. "Ik zag dat de groei belemmerd werd door de oude situatie. Er moest ruimte komen voor investering. De verouderde automatisering was het grootste risico voor het voortbestaan van de organisatie".

Geen samenhang
"Het bedrijf was uiteraard wel geautomatiseerd, maar de samenhang ontbrak. Het systeem dat we gebruikten was verouderd en CRM was bijvoorbeeld niet geïntegreerd. De basis werd gevormd door een financieel pakket waaraan een productieplanning gekoppeld was. Die koppeling was speciaal voor ons gemaakt en bood ons voor die afdelingen een centrale database, een soort MRP (Material Requirements Planning). De afdeling verkoop bevond zich echter op een eiland. Dat leverde problemen op met de offertes. Die werden in CRM gemaakt en voorzien van gedetailleerde informatie. Deze details waren uiteraard relevant voor de productieorders, maar moesten hiervoor opnieuw ingegeven worden. Dat was inefficiënt, inflexibel én foutgevoelig".

"De organisatie was, al voordat de definitieve beslissing viel, overtuigd dat een nieuw ERP systeem noodzakelijk was. Dat betekende al veel draagvlak voordat we het traject hadden gestart. Ik realiseer me dat dit een luxe positie was: je hoort hierover vaak heel andere verhalen. Overigens lag er een nieuw pakket op de plank. Dit was nog voor mijn tijd helemaal op maat gemaakt voor Hoogerdijk. Het was echter instabiel, inflexibel, aan elkaar geknoopt en het werd niet gedragen door de medewerkers. Vooral dat laatste punt was voor mij reden genoeg om er afscheid van te nemen".

Capabele mensen om conclusies te trekken en beslissingen te nemen
De projectleiding heeft Van de Pasch bij twee medewerkers neergelegd: Frank Smits en Michiel van Hout. "Ik had zelf niet de expertise, noch de tijd. Dan kun je als directeur/eigenaar wel alles willen bepalen, maar je kunt er ook voor kiezen om de experts hun gang te laten gaan. En zo gebruik te maken van de kennis en ervaring van je medewerkers".

De projectleiders zijn begonnen om de organisatie te analyseren en te bepalen welke processen in ieder geval voor verbetering vatbaar waren. "Je wilt toch een efficiencyslag maken in zo'n traject", aldus Van de Pasch.Daarna zijn de wensen & eisen en de optimalisatie beschreven en is de RFI (Request For Information) samengesteld. Er zijn hiervoor tien partijen aangeschreven. Frank Smits licht het selectieproces toe. "Er bleven zes leveranciers over - waaronder Isah, SAP Business One, Jeeves en Microsoft Dynamics NAV - die de RFI beantwoord hebben en van wie we een Look & Feel demo hebben gehad. Uiteindelijk viel hiervan meer dan de helft weer af. Zo leek Isah bijvoorbeeld een goede keuze, maar viel deze af omdat de artikelspecificaties en de artikeltracering minder goed ondergebracht konden worden. De andere oplossingen sloten qua functionaliteit niet goed aan".

Toch is functionaliteit maar één aspect van een keuze, de mensen erachter zijn wellicht net zo belangrijk. Uiteindelijk pasten twee partijen het beste bij Hoogerdijk: Jeeves en Logic Vision. "De keuze voor Logic Vision en Microsoft Dynamics NAV is uiteindelijk gevallen op basis van het pakket èn de organisatie. De echte klik was er met jullie consultants: hun kennis en ervaring gaven ons het meest vertrouwen. We zochten ook echt een partner. Iemand die samen met Hoogerdijk het proces opzet. Die hebben we gevonden in Logic Vision".

Op de hoogte houden
Om de organisatie bij het hele traject betrokken te houden, hebben de projectleiders een stuurgroep opgezet en een nieuwsbrief geïnitieerd. De nieuwsbrief is een aantal keer verschenen tijdens het traject om de medewerkers op de hoogte te houden en ze te motiveren om tijd en energie te steken in het nieuwe systeem. Ook werd hierin aandacht besteed aan de positieve input van bepaalde medewerkers op het traject. De werknemers bij Hoogerdijk kregen de mogelijkheid om in een testomgeving te oefenen met het systeem zodat ze er na livegang goed mee uit de voeten konden.

Aanvullende modules
Buiten de ‘standaard' functionaliteit zoals Inkoop, Verkoop, Productie, Financieel en CRM, zijn de modules voor Planning, Calculatie, Gereedschappenbeheer en Kwaliteit geïmplementeerd. "Daarmee dekten we zeker 70% van onze wensen af. Ik denk dat er zo'n 30% maatwerk is gebouwd, waarbij voor ons de nadruk lag op de artikelspecificaties. Deze specificaties fungeren als basis voor de interne calculatie of voor een externe offerte aanvraag. Verder is het mogelijk om alle artikelgegevens via XML in een Word document te plaatsen en deze gegevens ook te editen. Die gegevens worden nu ook in de productieorders gebruikt. Voorheen moesten we dat handmatig aanmaken of veranderen, nu gebeurt dat allemaal in het systeem".

Hoogerdijk is tevreden over de implementatie. Vooral de proactieve houding van de consultants wordt genoemd. Het project is binnen budget gebleven, maar helaas niet binnen de voorziene tijd. Dat heeft met meerdere zaken te maken. Michiel van Hout geeft aan dat de wens om in een half jaar tijd live te gaan wellicht niet reëel was. Verder kostte het managen van het project, ondanks de beschikbare resources en alle voorbereidingen, meer tijd dan voorzien. "We hebben uiteindelijk drie maanden langer nodig gehad, mede dankzij interne personeelswijzigingen. Hierdoor was het product klaar, maar de organisatie niet".

Werkzaamheden liggen nu waar ze thuis horen
Nu, ruim vijf maanden na livegang, is het gevoel bij Hoogerdijk over Microsoft Dynamics NAV positief. "Er is nog wel een slag te maken omdat de organisatie moet wennen aan de nieuwe situatie. Er is een verschuiving geweest van werkzaamheden. Voorheen werden data bijvoorbeeld ingegeven door administratieve medewerkers, nu moet iemand in het magazijn zijn eigen deel in het systeem verwerken. Dat kost nu nog tijd, maar dat heeft allemaal te maken met gewenning en optimalisatie", aldus Van de Pasch. Voor Frank Smits is de online verwerking van de gegevens de grootste verandering. "Voorheen werd alles achteraf verwerkt, nu worden bijvoorbeeld de materialen en manuren direct geregistreerd. Hierdoor hebben we een beter inzicht en zijn onze gegevens nauwkeuriger en up-to-date. Alles is geïntegreerd, er is nu één waarheid in plaats van meerdere. Informatie staat veel eenvoudiger tot onze beschikking. Verder werken we nu al efficiënter en sneller door het nieuwe systeem".

"Alle informatie is in het systeem te vinden, we zijn nu bezig om deze gegevens zo efficiënt mogelijk te presenteren. De rapportages worden nu geanalyseerd en gevormd zodat we straks gebruik kunnen maken van de meest optimale vorm. We overwegen nog om ook gebruik te maken van Business Intelligence. Gebruiksgemak is overigens essentieel bij al onze overwegingen. We willen het systeem voor ons laten werken", aldus Smits.

Over Hoogerdijk
Hoogerdijk Technical Rubber B.V. is sinds 1953 producent en leverancier van rubber- en kunststofproducten. Op het gebied van afdichten, afschermen, afwerken en/of dempen is Hoogerdijk een allround specialist. Het bedrijf begeleidt bij het ontwerpen van rubber producten en bepaalt met de afnemer de technische specificaties geschikt voor de toepassingen. Het uiteindelijke product is zorgvuldig gespecificeerd en gecontroleerd voordat het wordt geleverd (volgens ISO 9001 en ISO/TS 16949 specificaties). Hoogerdijk levert een brede reeks van producten aan industrieën zoals de automobiel- en carrosseriebouw, de elektra- en elektronicaproducenten, de machine- en apparatenbouw en de defensie- en luchtvaartindustrie. De afzetgebieden zijn Europa en het Midden Oosten. Er werken vijfendertig mensen.

Het bedrijf heeft de Beste Ondernemers Visie van Zuidoost Brabant 2008. De jury zegt hierover: "Hoogerdijk heeft door middel van overtuigend ondernemerschap een prima onderneming opgezet in een moeilijke markt. Zeker gezien de flinke concurrentie uit het buitenland. Het bedrijf boekt aansprekende financiële resultaten en directeur Van de Pasch heeft een duidelijke, persoonlijke visie over de ontwikkeling van zijn bedrijf". Ferry van de Pasch vindt de erkenning vooral fijn voor zijn medewerkers. "Mijn medewerkers wisten al dat ze werken in een gezond bedrijf, dat ze hun werk goed doen en dat het bedrijf groeit. Nu wordt dit van buitenaf bevestigd en dat voelt goed".

Hoogerdijk breidt de komende tijd nog verder uit. Een half jaar terug is HTR Flooring BV opgericht en zeer recent HTR Deutschland GmbH. Er staat verder nog een nieuwe vestiging op stapel in Tsjechië. Het bedrijf groeit zo hard dat ook de huisvesting aan de orde is. Op dit moment wordt een kantoor en een productiehal gebouwd. Daarmee wordt de bedrijfsoppervlakte ruim drie keer zo groot als deze nu is.

www.htr-nl.com