Yerseke Engine Services levert service met Microsoft Dynamics NAV

De klanten en de Caterpillar-motoren staan centraal binnen Yerseke Engine Services (YES)

Het bedrijf zocht dus een ERP-systeem dat de processen rondom deze zaken optimaal ondersteunt en een partner die dat begrijpt. In 2005 implementeerde YES samen met Logic Vision Microsoft Dynamics  NAV. Alle informatie is nu terug te vinden via de serienummers van de motoren. Medewerkers halen eenvoudig informatie boven water en klanten worden snel geholpen.

Het bedrijf
Yerseke Engine Services (YES) repareert, reviseert en onderhoudt Caterpillar-motoren voor de binnenvaart, offshore, zeevaart, zandwinning en de visserij. Ook verkoopt het familiebedrijf gebruikte motoren en onderdelen. Directeur Jan de Braal werkt al sinds zijn tienerjaren met de gele Caterpillars. Zijn familie was actief in de grond-, weg- en waterbouw en maakte gebruik van de robuuste machines. “Mijn hart is geel”, stelt De Braal. In 1992 startte hij YES, een gespecialiseerd bedrijf met unieke vakkennis van Caterpillar-motoren. Met succes. Het bedrijf groeide van oorspronkelijk drie medewerkers naar ruim dertig nu. Inmiddels heeft De Braal meerdere bedrijven: Yerseke Engine Services (YES) in Nederland, Antwerp Diesel Repair (ADR) in België en Diesel Mecanica in Roemenië. ADR en Diesel Mecanica verkopen ook nieuwe Caterpillar-motoren.

Situatie
Voor de implementatie van Dynamics NAV gebruikte YES een boekhoudprogramma en Excel. “Niet meer van deze tijd”, vindt Christiaan Fortuin, hoofd boekhouding en administratie bij YES. “De systemen waren niet geïntegreerd en we moesten alles handmatig invoeren. Daarbij waren we enorm aan het groeien. Ons huidige systeem kon ons niet meer bieden wat we nodig hadden. Bovendien wilden we een systeem dat in de basis al voor ons geschikt was; dus zonder al te veel maatwerk.”

Keuze
In 2003 zocht YES contact met diverse ERPleveranciers. Vier partijen mochten een case maken. “De case betrof het statiegeld. Op de duurdere onderdelen van Caterpillar-motoren, zoals de cilinderkoppen en de turbo, zit statiegeld. Hoe kun je dit nu op een efficiënte en eenvoudige wijze registreren in een ERP-systeem? Dat was de vraag. En daar liep iedereen op stuk. Behalve Logic Vision”, vertelt Fortuin. “De oplossing is even simpel als creatief: je moet hetzelfde artikelnummer nog een keer aanmaken, maar dan met een toevoeging. Zo weet je dat het om het statiegeld gaat. Als je de procedure en de logistieke weg kent, dan zie je de oplossing. Logic Vision had erover nagedacht en het al eerder gedaan. Zo wisten we dat we met de juiste mensen aan tafel zaten. Bovendien bleek Logic Vision al bekend te zijn met de maritieme markt.”

Implementatie
In april 2005 begon de implementatie en in oktober van dat jaar werkte YES al met Dynamics NAV. “We konden niet langer wachten”, licht Fortuin toe. “Dus lieten we onze primaire processen al live gaan en pakten stapsgewijs de overige zaken aan. Dat is goed gegaan. Grootste knelpunt was het in kaart brengen van onze behoeften en wensen. Logic Vision zorgde voor een goede planning, zodat bekend was wanneer welke informatie nodig was. Het maken van de reports en facturen kostte veel tijd. Onze factuur bevat uitgebreide en gedetailleerd informatie. Zo worden het materiaal en de manuren uitgesplitst per motor. Een klant weet dus precies welke kosten gemaakt zijn. Maar het had wat voeten in de aarde voor de opmaak van de factuur juist was.”

Voordelen
“Het voordeel van Dynamics NAV? Alles staat in verbinding met elkaar”, zegt Fortuin. “Alle processen komen uiteindelijk op meerdere plaatsen samen: op het serienummer van de motor, maar ook op relatie- of scheepsniveau. Zo haal je eenvoudig de juiste informatie boven water. Het werkt efficiënt en bespaart tijd en geld. Onze groei vangen we zo voor een deel op met automatisering in plaats van nieuw personeel.  Ook kun je in Dynamics NAV gemakkelijk zaken naar je hand zetten en het  raamwerk op eigen wijze inrichten. Het maakt het systeem flexibel genoeg om onze groei op te vangen.”

Service & Repair
YES werkt met de Service & Repair module. Fortuin: “De kracht van Service & Repair is dat de motoren de hoofdzaak vormen. Alle data die je in het systeem registreert, sijpelt door naar de motoren. Daar bouw je de historie op. Alle projecten, de complete draaihistorie, de urenstand, wanneer we zijn langs geweest en of er een revisie of reparatie heeft plaatsgevonden. Als later een klant belt, zie je in één oogopslag wat er gebeurd is. Zo kun je de hulpvraag onderbouwd beoordelen en de klant gericht te woord staan.”

Toekomst
“Sinds kort gebruiken we één bron-databestand voor de bedrijven YES en ADR. De twee bedrijven werken nauw samen en door gebruik te maken van één bestand zijn alle mutaties binnen beide bedrijven direct te zien. Zo is onze dienstverlening voor de klanten nog overzichtelijker. Verder hebben we een uitgebreide wensenlijst. Zo krijgen we een nieuw telefoniepakket, waarmee we straks gewoon via het systeem kunnen bellen. Ook willen we de urenregistratie van de medewerkers binnen het systeem integreren. En daarnaast? We zouden de goederenstroom (verder) willen automatiseren, facturen digitaal versturen of een planningsmodule toevoegen. Er is veel mogelijk binnen Dynamics NAV.”

Downloads:

Gerelateerde pagina's: