Vollenhoven Olie heeft grip op marges met Microsoft Dynamics NAV

Vollenhoven Olie werkt al jaren met het ERP-systeem Microsoft Dynamics NAV. Sinds implementatiepartner Logic Vision in beeld kwam zit de oliegroothandel in rustig vaarwater op ICT-gebied. Voor de aansturing van het bedrijf wordt nu  vertrouwd op Dynamics NAV. Dankzij de gedetailleerde informatie die dit systeem verschaft, weet Vollenhoven dagelijks hoe de zaken ervoor staan. Niet alleen bedrijfsbreed, maar ook op locatie- en klantniveau.

Het bedrijf
Vollenhoven Olie is een allround dienstverlener op het gebied van olieproducten en smeermiddelen. Het bedrijf koppelt zijn jarenlange expertise aan een modern  assortiment producten voor industrie en wegverkeer. Het werkterrein van Vollenhoven is breed. Zo levert het bedrijf ondermeer brandstoffen, industriële- en automotive smeermiddelen, en huisbrandolie. Vollenhoven bezit ruim 50 tankstations (onder de AVIA-vlag), die zij zelf of via dealers exploiteert. Met een eigen brandstofdepot, een uitgebreid smeeroliemagazijn en een goed geoutilleerde transportvloot zorgt Vollenhoven bovendien voor het transport, de logistieke afhandeling
en de opslag van olieproducten.

Situatie
Begin 2000 werkte Vollenhoven nog met een DOS-applicatie. Toen het bedrijf zijn activiteiten uitbreidde, bleek dit systeem niet meer toereikend. De oliegroothandel wilde inzicht in de marges van de tankstations maar informatie hierover was vaak niet compleet en te laat voorhanden. Directeur Thomas Bogaers: "Ons vorige pakket was achterhaald, het groeide niet met ons mee. We wilden over op een  systeem dat flexibel genoeg was om mee te groeien en onze specifieke bedrijfsprocessen te ondersteunen. Denk hierbij aan de exploitatie van onze eigen tankstations, de inkoop van smeermiddelen en de verwerking van accijnzen. "

Keuze
Toen de ERP-systemen ten tijde van het millennium en de euro hun opmars maakten, en veel andere oliebedrijven kozen voor nieuwe bedrijfssoftware, besloot ook Vollenhoven op een nieuw ERP-systeem over te stappen. Onvrede over dit systeem en de implementatiepartner zorgden er echter voor dat Vollenhoven in 2005 in aanraking kwam met Logic Vision. Deze partij verzorgde destijds de implementatie van Dynamics NAV bij collega-bedrijven als Salland Olie en Argos. Vollenhoven werd uitgenodigd om ook te komen kijken. Bogaers: "Na de demo waren we erg enthousiast en besloten we verder te gaan met Logic Vision. We werken nu met Microsoft Dynamics NAV in combinatie met de oliemodule van Logic Vision. Het is prettig dat Logic Vision kennis heeft van de oliebranche, dat had onze vorige ICT-partner niet. Daar komt bij dat deze kennis bij Logic Vision verdeeld is over meerdere mensen, wat voor ons een belangrijke reden was om over te stappen. We wilden niet langer afhankelijk zijn van één persoon."

Implementatie
De overgang naar het nieuwe systeem ging niet zonder slag of stoot. Bogaers: "De implementatie van een nieuw systeem is een intensief, tijdrovend traject, wat plaatsvindt terwijl de zaken gewoon door gaan. Dit vraagt veel van je medewerkers. Het opruimen van al het oud zeer heeft behoorlijk wat tijd gekost. Logic Vision moest veel herstelwerkzaamheden uitvoeren en het systeem aanpassen op onze werkwijze. Dat was nog best lastig, want ons werkterrein is heel breed. Uiteindelijk werkt alles naar behoren, wat met name komt door de oplossingsgerichte aanpak van Logic Vision,
in samenwerking met onze eigen mensen. Het is fijn dat we nu in rustig vaarwater zitten op ICT-gebied."

Voordelen
Met Dynamics NAV beschikt Vollenhoven over een geïntegreerd automatiseringssysteem, dat alle complexe factoren die samenhangen met de oliebranche ondersteunt. Bogaers: "De marges op brandstof worden steeds kleiner. Je trekt klanten vandaag de dag voor een belangrijk deel op prijs. Maar in ons werkveld heb je te maken met dagelijks wisselende olieprijzen, pompprijzen en klantkortingen. Met Dynamics NAV beschikken we over een flexibel systeem dat al deze factoren voor ons bijhoudt, zodat wij iedere dag overzicht houden op onze marges. Het systeem geeft ons heel gedetailleerd inzicht in alle prijswijzigingen, waardoor wij niet alleen bedrijfsbreed ons rendement kennen, maar ook per tankstation en zelfs per klant. Hierdoor kunnen we ons bedrijf beter sturen."

Tankcards
Een specifiek bedrijfsproces dat door Dynamics NAV ondersteund wordt zijn de tankcards van Vollenhoven. Het bedrijf werkt met verschillende soorten tankpassen voor particulieren en bedrijven, die ieder hun eigen voordelen en kortingsstructuren kennen. Bogaers: "De tankcards zijn gekoppeld aan ons ERP-systeem, waardoor wij alle tankdata inzichtelijk hebben. Via een speciaal ontwikkelde module in Dynamics NAV kunnen wij de volumes die afgenomen worden in de gaten houden. Op het moment dat een klant niet kan betalen, wordt zijn pas automatisch geblokkeerd. Ons ERP-systeem helpt ons dus bij het monitoren van ons debiteurensaldo en dit is heel belangrijk, want als dit saldo te hoog wordt lopen wij financieel risico."

Toekomst

Bogaers verwacht dat de data uit Dynamics NAV de komende jaren een steeds grotere rol gaat spelen. "Je kunt steeds verder gaan in het monitoren van het koopgedrag van je klanten en deze informatie gebruiken om ze gerichter te benaderen met producten en acties. Ons huidige systeem biedt hiertoe ook legio mogelijkheden, door ons informatie op detailniveau te verschaffen."

www.vollenhovenolie.nl

 

 

Downloads: