ERP software voor Oliehandel

In & Verkoop

• Oliehandel contracten
• Back-to-backlevering
• (Digitale) facturatie

Variatie ten top binnen de Olie- & Gashandel. Dankzij FuelVision 365 kunt u aan- en verkoopcontracten op een eenvoudige manier invoeren. FuelVision 365 houdt vervolgens voor u bij hoeveel brandstof of gas u daadwerkelijk lost of laadt en zet dit af tegen de hoeveelheden en condities in het contract. Zo weet u precies wat er onder de streep staat. Zo koopt u bijvoorbeeld in op basis van kilogrammen of metrische tonnen (massa) en verkoopt u in liters. FuelVision 365 ondersteunt allerlei eenheden en volumes. Ook kunt propaan en butaan apart registreren en vervolgens lpg lossen.

Met de sterk fluctuerende prijzen in de Olie- & Gaswereld is kennis troef. Zeker bij back-to-backleveringen. FuelVision 365 koppelt de in- en verkoopprijzen. U registreert alleen de verkoopgegevens en het systeem zet het automatisch om naar inkoopdata. Minder fouten, meer controle en een efficiënte werkwijze. Met als uiteindelijk doel: duidelijk zicht op uw marge.

Verkoopt u cilinders? U registreert de verkoop in stuks én houdt de werkvoorraad van de klanten bij. FuelVision 365 berekent automatisch (aan de hand van de contracten) of klanten statiegeld terugkrijgen of nog moeten betalen. Ook registreert FuelVision 365 de meterstanden, maakt de voorschotfacturen en berekent het werkelijke verbruik. Met één druk op de knop verstuurt u vervolgens honderden facturen. Digitaal, u bespaart dus op arbeids- en verzendkosten. FuelVision 365 maakt het u gemakkelijk.

Service

• Serviceartikelen
• Servicecontracten
• Serviceorders
• Resources

U handelt niet alleen in gas, maar u verhuurt bijvoorbeeld ook bulktanks. En goede dienstverlening hoort daarbij. U zorgt dat de serviceartikelen onderhouden zijn en uw klantadministratie op orde is.

FuelVision 365 ondersteunt u hierbij met uitgebreide CRM-functionaliteiten. Gegevens uit de servicecontracten over bijvoorbeeld de garantie, de betaling, de termijnen, de huur, het spoedonderhoud en het periodiek onderhoud voegt u toe. U legt de kenmerken van de serviceartikelen en de servicemomenten vast. Wettelijk bent u immers verplicht bulktanks periodiek te inspecteren.

Daarnaast wilt u bij spoedreparaties snel en effectief handelen. FuelVision 365 beschikt over een koppeling met uw resourcesplanning. Zo kunt u direct een monteur sturen als een aanvraag van een klant binnenkomt. En zorgt u voor een optimale service.

Prijsbeheer

• Kortingen en toeslagen
• Adviesprijslijsten
• Platts en Argus

Prijzen zijn flexibel te bepalen, maar ook vast in te voeren. FuelVision 365 houdt onder andere rekening met de wereldgas- en olieprijs, de wisselkoers van de dollar, de landelijke adviesprijs en de Platts- of Argus-notering. En (klantspecifieke) kortingen en toeslagen voegt u op simpele wijze toe. Zo bouwt u in een handomdraai complexe prijsstructuren op. U factureert de klant op basis van dagprijzen en het systeem berekent achteraf de gemiddelde prijs. Zo krijgt u direct inzicht in het verschil.

Ook vaste prijzen kunt u invoeren. Bijvoorbeeld voor de cilinders: de prijs en het statiegeld. Daarnaast is het mogelijk prijsafspraken te maken voor de afname van gas en olie gedurende een langere periode. U kunt voorschotfacturen en dagprijzen beheren. Met FuelVision 365 bepaalt u eenvoudig wat het maandelijkse voorschot is. Desgewenst bij een bepaalde afname en tegen een bepaalde prijs. De data verschijnt automatisch op de factuur.

Ritadministratie

• Leverschema’s
• Ritbonnen
• Koppelingen

Actuele en nauwkeurige informatie. Dat staat voorop. Dankzij FuelVision 365 weet u precies welke producten u laadt of lost, in welke hoeveelheden en wanneer deze acties plaatsvinden. Het systeem maakt vervolgens ritbonnen aan. FuelVision 365 bevat een koppeling met de boardcomputer van de tankwagen of een handheld computer. U ziet in één oogopslag hoeveel olie of gas u lost. Ook beschikt het systeem over een koppeling waarmee u de telemetrie-gegevens van tanks kunt inlezen: dankzij de meter in de tank weet u exact hoeveel olie of gas de tank bevat. Daarnaast is het mogelijk de meter een melding te laten sturen, zodra de tank leeg is.

Bij het laden voegt u de gegevens weer toe via de handheld computer of de boardcomputer. U kunt aangeven hoeveel cilinders u vervoert per vrachtauto en hoeveel cilinders retour komen. Zowel per stuk als in kilogram. Met één druk op de knop zet u de informatie van de ritbonnen over naar inkoop- en verkooporders en vervolgens naar de facturen. Zo bent u verzekerd van een correcte facturatie.

Bovendien is FuelVision 365 compatibel met ritplanningssystemen. U voert de gegevens eenmalig in en laat het planningssysteem de optimale route uitrekenen.

Voorraad

• Voorraad per vestiging
• Integratie ritadministratie
• Blenden
• Voorraadwaardering en financiële integratie

Het depot, de opslag het tankstation en in de tank- & gaswagens. De voorraad ligt verspreid over diverse vestigingen. In FuelVision 365 houdt u per vestiging zowel de actuele voorraad bij als de voorraad in kilo’s, liters, liters 15 graden én stuks. FuelVision 365 leest de telemetrie-gegevens uit de bulktanks in en past de voorraad vervolgens automatisch aan. Dankzij de integratie met de ritadministratie bent u exact op de hoogte van de voorraad in uw wagens.

Wilt u producten mixen? Ook het omboeken van het ene naar het andere product is eenvoudig te realiseren. Bijvoorbeeld van propaan en butaan naar lpg of verkoopt u hoogwaardige benzine, maar wilt u het registreren als gewone benzine? Of wellicht wilt u lege gasflessen in de fillingplant in uw depot vullen? Ook dit ziet u direct terug bij de voorraadinformatie in FuelVision 365. Daarnaast is het mogelijk de lege cilindervoorraad van andere leveranciers bij te houden en de werkvoorraad te registreren. Zo weet u of u nog statiegeld in rekening moet brengen of moet teruggeven. De informatie verschijnt desgewenst automatisch op de factuur.

Bij de voorraadwaardering houdt FuelVision 365 rekening met diverse factoren: denk aan de valutakoersen, Platts- en Argus-notering, landelijke adviesprijs en aan- en verkoopcontracten. Dit zowel inclusief als exclusief accijns. Daarbij kunt u een vaste verrekenprijs of een dagelijkse verrekenprijs als methode gebruiken. FuelVision 365 is volledig geïntegreerd en de voorraadwaardering altijd up-to-date.

Accijnsregistatie

• Actuele liters, liters 15 graden en kilo's
• Douaneposten
• Accijns Goederen Plaats (AGP)

De maandelijkse aangifte, de douane en controles. Een essentieel onderdeel van uw administratie is de accijnsregistratie. Voor de douane moet die immers volledig up-to-date zijn. FuelVision 365 houdt uw voorraad bij in actuele liters, liters 15 graden en kilo's. Zo ziet u in een oogopslag hoeveel liters 15 gradenof kilo’s u in voorraad heeft. Alle informatie voor de accijnsregistratie wordt apart opgeslagen in de douaneposten. Deze douaneposten kunt u gemakkelijk raadplegen en uitprinten.

Daarnaast registreert het systeem welke handelaren over een Accijns Goederen Plaats (AGP) beschikken, zodat u gemakkelijk accijnsvrij in- en verkoop. Bij een controle heeft u direct alle data paraat en u doet snel en gemakkelijk aangifte.

Rapportages

• Dimensies
• Lijsten
• SQL Reporting Services
• ExSION
• Excel
• Microsoft Power Platform

In een traditioneel ERP-systeem zit veel data. Maar het samenstellen van hoogwaardige rapportages is vaak minder gemakkelijk. Met FuelVision 365 is dat verleden tijd. Dankzij het overzichtelijke dashboard kunt u op simpele wijze data verbinden en conclusies trekken. Het ondersteunt u bij het management, onderbouwt beslissingen en maakt zo op slimme wijze de juiste keuzes zichtbaar.

Onmisbaar in de dynamische markt van de oliehandel. U heeft meer controle op uw cashflow, meer grip op uw bedrijfsprocessen en u vergroot uw marges.

Zo helpt de functie dimensies u bijvoorbeeld bij het analyseren van uw grootboekposten. Aan elke transactie kunt u kenmerken toevoegen. U deelt klanten bijvoorbeeld in op grote en middelgrote bedrijven. Of, als u internationaal werkt, gebruikt u het land van herkomst als kenmerk. Zo kunt u eindeloos variëren.

U maakt op simpele wijze een margeanalyse, zet de afzet af tegen de prognose, maakt zelf (accijns)rapportages en ontdekt trends en relaties. Bovendien is FuelVision 365 compatibel met diverse rapportagesystemen. Denk aan SQL Reporting Services, ExSION en uiteraard Excel.

Microsoft Power Platform

PowerApps, Power BI en Flow vormen samen met Power Platform. 

PowerApps
Met behulp van PowerApps kunt u snel zakelijke apps bouwen zonder code te schrijven.
Deze apps maken verbinding met uw zakelijke gegevens die zijn opgeslagen ofwel op het onderliggende gegevensplatform (Common Data Service) of in verschillende online en on-premises gegevensbronnen (SharePoint, Excel, Office 365, Dynamics 365, SQL Server enz.).

Power BI
Power BI bestaat uit een verzameling softwareservices, apps en connectors die samenwerken om uw niet-gerelateerde gegevensbronnen om te zetten in visueel aantrekkelijke en interactieve inzichten. Uw gegevens kunnen bestaan uit een Excel-werkblad, maar ook uit een verzameling op de cloud gebaseerde en on-premises hybride datawarehouses. Met Power BI kunt u eenvoudig verbinding maken met uw gegevensbronnen en deze visualiseren. Vervolgens deelt u de inzichten makkelijk met uw collega's.

Flow  
Flow is een cloudservice waarmee u een eenvoudig werkstromen kunnen opzetten waarmee tijdrovende zakelijke taken en bedrijfsprocessen worden geautomatiseerd. U kunt verbinding maken met honderden gegevens bronnen zoals Dynamics 365, SharePoint, Teams en OneDrive.

CRM

• Contactbeheer
• Campagnes
• Interacties

De concurrentie in de Olie- & Gasbranche is groot en u onderscheidt uzelf door uw klantvriendelijkheid, servicegerichtheid en dienstverlening. FuelVision 365 beschikt daarom over uitgebreide functionaliteiten op het vlak van CRM. Stem uw dienstverlening en planning op elkaar af om klanten effectief van dienst te zijn. FuelVision 365 voegt u eenvoudig de huur- en servicecontracten van de tanks toe. Leg contactpersonen vast en koppel daaraan de contactmomenten, zoals e-mails of brieven en voeg eenvoudig een status toe, van lead tot klant. Ook kunt u marketingcampagnes registreren, klanten segmenteren en aan specifieke campagnes koppelen. De budgetten en planningen staan overzichtelijk in het systeem. U markeert waarom een bepaalde opdracht niet door ging, waar uw kansen liggen en of klanten bij de concurrenten inkopen. Alles is geïntegreerd. Zo kunt u gericht de markt bestormen.

Financieel

• Integratie
• Accijns
• Debiteuren- en crediteurenbeheer

Al uw activiteiten hebben een weerslag op uw cashflow. Het spreekt voor zich dat ook alle onderdelen van FuelVision 365 zijn geïntegreerd en automatisch verschijnen in het grootboek. Denk aan accijnsregistratie, voorraadwaardering op basis van dagprijs-VVP, inkoop en verkoop. Beheer de boekhouding en de voorraad, controleer de vaste activa en verwerk bankafstemmingen. Ook beschikt FuelVision 365 over talloze functies op het vlak van crediteuren- en debiteurenbeheer. U ziet welke posten openstaan, aanmaningen worden automatisch verstuurd en u blokkeert debiteuren gemakkelijk. Met behulp van FuelVision 365 heeft u zicht op uw financiële situatie.